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2010年7月 3日 (土)

文書の保管やファイリングでやってはならないこと2つ

ファイリングができる人は仕事もよくできると言われます。ファイリングがしっかりしている会社は業績もいい。いいファイリングをする為に、やってはならないことを2つ揚げます。

1.私蔵すること

会社の文書は絶対私蔵してはなりません。私蔵とは、他の人がアクセスできない、又はしにくい場所へ保管することを指します。自分の家に持ち帰ることはもちろん、自分の机の中に保管することも含みます。

書類やファイルを取り出すときに、他人の机の引き出しを勝手には開けにくい。ましてや、部長の留守中に、営業担当者が勝手に引き出しを開けることはしないでしょう。そんなこと俺は気にしない、という担当者が居たら、その人は家庭での躾ができていないと言わざるを得ない。そんな人は会社でも行儀悪く、そんな会社はファイリング以前の問題です。

他の人がアクセスしにくい場所とは、占有領域という意味もあります。だから、ウォールキャビネットの中に、自分専用の棚を作って、そこに保管するというのも私蔵にあたります。

なぜ、私蔵してはいけないのか。私蔵された文書は会社の為に使われなくなるからです。会社とは組織であり、組織とは、同じ目的を持って共同で事にあたる2人以上の人の集まりを指します。2人以上の人が同じ目的でことにあたる以上、使う文書も共有されていなければならない。それなのに、そこにアクセスできない、又はしにくいでは困るということです。当たり前のことですね。

私蔵していい文書もあります。それは、新たな仕事を先輩から教わったときに書いた自習メモや、当面の担当業務の参照書類として、手元におきたいルールやマニュアルのコピーなど。コピーは原本が必ず公のファイルとして保管されているから問題ありません。

また、仕事が一人完結型で、社員一人一人が自立し、それが分散しているが協調できている会社の場合は、文書の全部が私蔵されていても、問題ないのかもしれません。しかし、そんな会社は存在する可能性はあるが稀でしょう。

2.秩序なくしまうこと

よく大切なものをしまった場所を忘れるという人が居ますね。大切だから他からアクセスされにくい場所にしまうのだが、アクセスされにくい場所だから余計思い出せないということもあります。

大切なものに限らず、物は後で使うだろうと思うから、しまうという行為があるのだと考えると、しまう場所もよくよく考えないと、しまった意味もなくなります。「しまった!」ということでしょうか。

こういう人は、しまう物が増えてくると、大変なことになります。あっちにしまったり、こっちにしまったりと、あちこち物を秩序なく分散してしまってはいけません。

ではどうすればよいか。同類の、又は関連する文書は同じ場所にしまうことです。違う場所にしまう場合は、どこに行けばその同類が、又は関連する文書があるかを書いたメモをそこに入れておくことです。そうすれば、目的の物の性質から、どの同類同士をしまった場所かが分かれば、その場所に行って簡単に探し出すことができます。

同類同士を集める分類の体系があれば、便利です。

ここで、自分のPCのMy Documentsを開いてみてほしい。同じ階層に数え切れないほどのサブフォルダーが並んではいないでしょうか。以前しまったサブフォルダーを探すとき、上から順番にひとつひとつのサブフォルダー名を見ていくことになりますが、数え切れないほどのサブフォルダーがあると、相当苦労しますね。

しかも、そういう人は、ようやく見つけたサブフォルダーを開いても、そこにはまた同じ階層に多数のファイルがあって、そこでも苦労します。また、こういう人は、新たにファイルを作ったら、それをしまうべきサブフォルダーが既にあるにもかかわらず、それが簡単に目に留まらないものだから、わざわざ別のサブフォルダーを作ってしまいがちです。ますます分らなくなります。

では、どうするか。上記のように、同類を集めるといい。同類のフォルダーは上の方に、別の種類の同類ファルダーは下の方に、また別の種類の同類フォルダーは、中くらいの場所に・・・と集めておくとよいでしょう。でも、そうなると、ただた集めるだけではなく、それらを、代表させた名前のフォルダーを作って同類を全部そこへしまいたくなるでしょう。そのフォルダーは一階上の階層になります。そうしているうちに、一階上のフォルダーも数え切れないくらい増えてきます。そうしたら、またその上の階層に同類フォルダーを括ったフォルダーを作ります。三階建て、四階建て、五階建てと階層は高くなります。もっとも、My Documentsはそのフォルダーが最上階層ですから、階層を増やす場合は地下に増やしていくことになりますが。

PCのフォルダーではなく、実際のファイルの場合は、My Documentsのようなファイリング体系図を作り、それに対応させて書棚に番地をふる。そんな管理が必要です。

私蔵は情報を社内で共有できなくなるからやってはいけない。秩序なくしまうと、情報が活用されずに死んでしまうから、これもやってはいけない。ということです。

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